THÔNG BÁO

KẾT LUẬNCUỘC HỌP BAN THƯỜNG VỤ MỞ RỘNG

Về việc:Tổ chức hội nghị họp mặt toàn quốc lần thứ 21 họ Đỗ (Đậu) VN

Thời gian: 9h00 – 12h00ngày 26/11/2017;

Địa điểm: Văn phòng Hội đồng họ Đỗ (Đậu) VN - Văn La - Hà Đông - HN.

Thành phần tham dự:

Ban Thường vụ:

Thành phần mở rộng: Ông Đỗ Quang Hòa, Ông Đỗ Minh Sơn, Bà Đỗ Thị Nhị;

Nội dung:

1.Ông Đỗ Văn Trắc – Chủ tịch HĐ họ Đỗ (Đậu) TP HCM, địa phương đăng cai tổ chức Hội nghị họp mặt truyền thống lần thứ 21 của họ Đỗ (Đậu) VN báo cáotoàn bộ về công tác chuẩn bị, nội dung chi tiết chương trình sự kiện.

2.Các ý kiến đóng góp và kết luận của cuộc họp như sau:

- Chương trình chính thức Hội nghị họp mặt truyền thống họ Đỗ (Đậu) VN lần thứ 21 diễn ra02 ngày từ ngày 31/03/2018 và 01/04/2018 (tức ngày 15/2 và16/02 năm Mậu Tuất), tại Dinh Thống nhất – Thành phố Hồ Chí Minh;

- Đây là lần đầu tiên Dòng họ tổ chức họp mặt truyền thống tại TP HCM, cũng là hội nghị lần thứ 21 vào đầu thế kỷ 21, tại Dinh Thống nhất là Di tích lịch sử Quốc gia đặc biệt và thường xuyên diễn ra Hội nghị, tham quan, du lịch của Quốc gia và quốc tế. Vì vậy, đề nghị tất cả đại biểu đến dự chấp hành nghiêm nội quy, quy định và theo hướng dẫn của Ban Tổ chức, của BQL Dinh Thống nhất về ăn mặc, đi lại và ứng xử nơi công cộng;

- Về quy mô dự kiến khoảng 2.000 người, sức chứa của địa điểm tổ chức được 2.100 người nhưngphải chia thành 2 khu vực: Hội trường chính (Khu A) được 500 đại biểu, sảnh trước bên ngoài hội trường (Khu B) được 1.600 đại biểu, Ban tổ chức sẽ phân luồng đại biểu ngồi theo khu vực tương ứng;

-Về trang trí khánh tiết và tiệc buổi trưa ngày diễn ra hội nghị chính (1/4/2018)cả 2 khu A và B như nhau, nhưng đại biểu ngồi Khu B sẽ xem truyền hìnhtrực tiếp qua mành hình LED đặt bên ngoài;

-Vì địa điểm tổ chức là khá xa đối với các đại biểu khu vực phía Bắc và miền Trung cho nên dự kiến chi phí đi lại, ăn ở mỗi người khoảng 3 – 4 triệu);

- Gia đình ông Đỗ Văn Trắc sẽ tài trợ bữa tiệc tối bắt đầu vào 16h00 cho đến 22h00 cùng ngày 31/3/2018và chương trình văn nghệ tại tư gia.

-HĐ họ Đỗ (Đậu) TP HCM tài trợ tiệc buổi trưa ngày 1/4/2018 sau khi diễn ra hội nghị cho tất cả các đại biểu tham dự;

-Toàn bộ giấy mời do HĐ họ Đỗ (Đậu) TP HCM chuẩn bị và cung cấp;

-HĐ họ Đỗ (Đậu) TP HCM bố trí xe đưa đón miễn phí cho các Đoàn (từ 7 người trở lên ) tại 3 địa điểm: Ga Sài Gòn, Bến xe miền Đông và Sân bay Tân Sơn Nhất về khách sạn và đến Dinh Thống nhất dự sự kiện;

-Để đảm bảo cho công tác chuẩn bị sự kiện được chu đáo, bố trí xe đưa đón các Đoàn, đặt vé sớm và số lượng lớn được giảm giá để tiết kiệm chi phí cho đại biểu, lựa chọn khách sạn nhà nghỉ phù hợp với nhu cầu đa dạng của đại biểu và cách Dinh Thống nhất không quá 1km. Đề nghị các Hội đồng Địa phương thông báo và triển khai lập danh sách đăng ký đại biểu tham dựvới các nội dung sau: số lượng đại biểu, ngày giờ đi và về, địa điểm xuất phát, loại phương tiện lựa chọn: máy bay, tàu hỏa hay xe khách. Hạn chót gửi danh sách đăng ký về Ban Thư kýHĐ họ Đỗ (Đậu) VN là ngày 28/2/2018;

Chương trình buổi lễ:

- Hội đồng Họ Đỗ (Đậu) TP HCM đề xuất có đầy đủ các nghi lễ và nghi thức cần thiết theo quy định của Hội nghị họp mặt truyền thống hàng năm. Tuy nhiên cần lưu ý về chi tiết phải có nghi thức Chủ tịch HĐ họ Đỗ (Đậu) VN tuyên bố khai mạc và đánh trống khai hội, sau đó Chủ tịch HĐ họ Đỗ (Đậu) TP HCM phát biểu chào mừng đại biểu toàn quốc về dự, bài chúc văn theo nguyên bản của Dòng họ, màn sử thi chỉ có phim hình ảnh tư liệu lịch sử nguyên bản của họ Đỗ và các tư liệu từ các Hội nghị họp mặt truyền thống;

- Các Đoàn có tặng hoa, tặng phẩm cho Hội nghị thì đăng ký danh sách và công bố lên mành hình LED để thể hiện sự trân trọng, không trao nhận trực tiếp trên sân khấu;

- Trang phục dự lễ: Chủ tịch Hội đồng họ Đỗ (Đậu) VN  và TP HCM áo vàng, các thành viên khác của HĐ áo đỏ, Tể tướng áo xanh; các đại biểu tham gia hội nghị ăn mặc gọn gàng, lịch sự, nam giới nên mặc Vest và nữ giới nên mặc áo dài, đặc biệt là đối với 500 đại biểu trong Hội trường chính (Khu A);

- Về khen thưởng và chúc thọ các cụ cao niên do HĐ TP HCM lựa chọn tại địa phương và báo cáo với Ban thi đua – Khen thưởng của Dòng họ trước ngày 28/2/2018: danh sách 10 cụ ở độ tuổi 90, 95 và 100 tuổi tiêu biểu nhất có đủ điều kiện sức khỏe đến dự hội nghị và nhận trên sân khấu; danh sách các cháu HS – SV đạt giải quốc gia và quốc tế đến nhận trao giải tại Hội nghị; danh sách các cá nhân tổ chức tiêu biểu có nhiều đóng góp cho Dòng họ;

- Các đại biểu cao niên trên 70 tuổi, có hoàn cảnh khó khăn, có nguyện vọngđược đến tham dự Hội nghị lần thứ 21 tại Dinh Độc Lập thì các Hội đồng địa phương đăng ký sớm trước ngày 28/2/2018 với HĐ TP HCM xem xét và hỗ trợ chỗnghỉ;

- Chương trình văn nghệ chào mừng mang đặc sắc phương Nam ở thể Tân cổ giao duyên ca ngợi truyền thống Dòng họ. Chương trình văn nghệ Gala dinner buổi tối ngày 31/3 được tổ chức tại tư gia nhà Ông Đỗ Văn Trắc ở địa chỉ số 121/29 Nguyễn Văn Hưởng, Phường Thảo Điền, Quận 2, TP Hồ Chí Minhdưới hình thức cuộc thi của các tiết mục đặc sắc văn hóa vùng miền, tuyển chọn từ các HĐ địa phương và có trao giải thưởng mang tính động viên khích lệ phong trào. Kịch bản, nội dung chương trình và kinh phí giải thưởng do anh Đỗ Hữu Vị - Chủ tịch CLB Âm nhạc của Dòng họ chịu trách nhiệm và báo cáo trước Hội đồng, phối hợp cùng HĐ TP HCM và các địa phương tổ chức đảm bảo: đoàn kết, vui vẻ, đúng chủ đề, đúng thuần phong mỹ tục, phù hợp với các quy định của Pháp luật.

*Đặc biệt lưu ý Ban tổ chức phải đảm bảo an toàn thực phẩm và an ninh để Hội nghị thành công tốt đẹp.

Ngay khi nhận được Thông báo này đề nghị Hội Đồng Họ Đỗ (Đậu) cáctỉnh, thành phố, khu vực và vùng phụ cận thông tin rộng rãi tới bà con họ Đỗ (Đậu) địa phương mình và triển khai đăng ký đại biểu tham dự kịp thời!